Assistant/e Secretaire in Paris, France at Naurex Group

Date Posted: 9/26/2018

Job Snapshot

Job Description



ASSISTANT / E SECRETAIRE

  • Starting date: ASAP
  • Location: Paris, France
  • Duration : 4 months
  • Status: Resident
  • Language : English



Job Dimension

Le PRESTATAIRE assurera la réalisation des tâches suivantes :
  • Assister le Coordinateur approvisionnement, son équipe et la Lead Project Secretary dans les taches du secrétariat
  • Emission des procédures et d'autres documents sous la base de données GAIA
  • Assurer au quotidien l'interface avec les intervenants externes (les fournisseurs, le client, les partenaires) et internes (tous les membres de la taskforce)
  • Mettre en place et "customiser" les différents outils de gestion des Approvisionnements
  • Rassembler et saisir les documents commerciaux pour envoi des appels d'offres aux fournisseurs
  • Réceptionner et diffuser les offres aux personnes intéressées
  • Suivre le cycle des validations de divers documents du projet
  • Gérer la correspondance "Arrivée / Départ" des Approvisionnements et vérifier la conformité de celle-ci avant leur diffusion et l'enregistrement
  • Organiser les réunions des Approvisionnements
  • Gérer les demandes d'accès aux serveurs du projet et aux outils Office 0365
  • Rédiger la partie la concernant de la note d'organisation du secrétariat et du plan de classement à la demande de la Lead Project Secretary
  • Fournir un feedback régulier au Coordinateur approvisionnement sur l'avancement des tâches.

DOCUMENTATION DE BASE
Les documents de base mis à disposition au PRESTATAIRE sont :
  • Documentation fournie par le projet
  • Intranet

PROCEDURES - METHODOLOGIE
Il sera indispensable de suivre les règles du projet, les Règles de l'Art ainsi que les procédures d'Assurance Qualité applicables au présent projet, en particulier en ce qui concerne :
  • Secrétariat Procurement



Required profile

Les études à la charge du PRESTATAIRE nécessitent les compétences suivantes :
  • Maîtrise des spécificités de Pack Office O365 (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, les outils collaboratifs) Acrobat Adobe
  • Bon niveau des connaissances de la langue anglaise (lu, écrit, parlé)
  • Aptitude de travail en équipe